O 5W2H é uma ferramenta administrativa e da qualidade que pode ser aplicada em várias áreas de negócio e em diferentes contextos dentro de uma organização. Ela foi criada na indústria automobilística japonesa durante a condução de estudos sobre qualidade.
O objetivo principal do 5W2H é auxiliar no planejamento de ações, pois ele ajuda a esclarecer questionamentos, sanar dúvidas sobre um problema ou tomar decisões. A ferramenta funciona como uma espécie de checklist composto por sete perguntas específicas e que tem as iniciais de suas palavras-chave (em inglês). As perguntas que compõem o 5W2H são:
5W
- WHAT (O que será feito?): Defina claramente o objetivo da tarefa e as ações necessárias para alcançá-lo.
- WHY (Por que será feito?): Identifique as razões e benefícios de realizar a tarefa.
- WHERE (Onde será feito?): Especifique o local físico ou virtual onde a tarefa será executado.
- WHEN (Quando será feito?): Estabeleça um cronograma com datas de início e término para cada etapa das tarefas.
- WHO (Por quem será feito?): Atribua responsabilidades claras a cada membro da equipe envolvida nas tarefas.
2H
- HOW (Como será feito?): Descreva os métodos, processos e recursos necessários para realizar as tarefas.
- HOW MUCH (Quanto custará?): Estime os custos financeiros e de recursos humanos envolvidos nas tarefas.
O 5W2H tem como objetivo principal auxiliar no planejamento de ações, pois ele ajuda a esclarecer questionamentos, sanar dúvidas sobre um problema ou tomar decisões. Assim, seu uso traz benefícios como facilidade na compreensão de fatos e um melhor aproveitamento de informações.
Quais as 7 perguntas da ferramenta 5W2H?
Para compreender mais sobre essa composição e ordenamento, conheça detalhadamente sobre cada demanda a ser respondida pelos pontos trazidos na 5W:
1. O que: what?
A primeira etapa da ferramenta 5W2H é o que. Nessa etapa, você precisa entender claramente o que exatamente é o plano de ação que está sendo elaborado. O plano de ação pode ser desenvolvido para atender a qualquer necessidade do seu negócio, desde a redução de custos até a aquisição de equipamentos.
2. Por quê: why?
Ao compartilhar com os demais responsáveis e colaboradores o porquê da realização dessa ação, você a torna mais objetiva e compreensível para todos os envolvidos no processo. Essa estratégia também possibilita ajustes conforme a necessidade de prioridade às etapas, trazendo sentido e clareza.
3. Quando: when?
O cronograma referente ao plano de ação é uma parte essencial para o sucesso da implementação. Ele apresenta as especificações diretas do início e finalização de cada etapa das tarefas, permitindo um acompanhamento mais preciso e eficiente.
É importante ressaltar que atribuir essa especificação a um projeto é fundamental, pois isso demonstra a importância e a urgência das atividades envolvidas. Não atribuir um cronograma a um projeto pode categorizá-lo como não urgente ou desnecessário, o que pode levar a atrasos e falta de direcionamento.
4. Onde: where?
Em muitos casos, um plano de ação está conectado à resolução de uma falha ou limitação específica. É importante identificar o problema e entender onde e em qual etapa ou jornada de compras ocorreu o desalinhamento.
Por exemplo, considere uma queda no número de vendas nos últimos meses. Para solucionar esse problema, é essencial compreender onde exatamente ocorreu o desalinhamento. No caso mencionado, a queda nas vendas pode estar relacionada ao desconhecimento dos clientes sobre os tipos e possibilidades de uso dos produtos, que ainda são pouco conhecidos no mercado.
Ao identificar a causa raiz do problema, você poderá desenvolver um plano de ação mais eficaz para abordar essa questão específica e melhorar os resultados de vendas.
5. Quem: who?
Ao indicar um colaborador ou gestor responsável pelo plano de ação, ocorre uma centralização do direcionamento e responsabilização direta. Essa centralização assegura uma condução assertiva e eficiente do plano de ação.
No entanto, é importante ressaltar que a indicação de um responsável não significa que ele irá desempenhar todas as etapas sozinho. Em vez disso, o responsável garantirá a manutenção e prática do planejamento, coordenando e supervisionando as atividades relacionadas ao plano de ação.
6. Como: how?
O como apresenta uma descrição detalhada de cada momento dentro do macroprocesso e as datas em que serão executados
7. Quanto: how much?
Estamos falando dos recursos financeiros necessários para que essa organização possa, de fato, ser executada. É essencial que o capital de investimentos seja analisado com cautela e que seja indicado um teto limite para os gastos destinados ao orçamento.
Como fazer 5W2H?
Colocar a 5W2H em prática não requer o uso de sistemas ou ferramentas complexas, nem mesmo de fluxogramas muito elaborados. É possível construí-la com apenas um pedaço de papel, dividindo em lacunas cada um dos apontamentos lançados, ou recorrendo a planilhas simples de Excel.
Inicie respondendo às perguntas e começando pelo what será o projeto, who é o responsável, when ocorrerá, where será desempenhado, why é necessário, how será feito e how much terá de recursos financeiros.
Não deixe de considerar que as ideias sozinhas não têm importância, até serem transformadas em ações práticas. Assim, a ferramenta 5W2H é de grande utilidade para organizá-las, por meio de um brainstorming, para a resolução de um problema ou para o aproveitamento de uma oportunidade ou força da empresa.
Com todos esses retornos, você e sua equipe podem analisá-la com calma, compreendendo se de fato há necessidade dessa ação e se a organização tem os meios e investimentos necessários.
Este texto foi escrito por Pierre Filus Vicente. Clique aqui para conhecer mais sobre ele.
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