A. Introdução
As organizações estão em constante mudança com o objetivo de sobreviver em mercados cada vez mais competitivos.
Isso significa,
- oferecer produtos sempre melhores,
- tornar os processos mais eficientes,
- reduzir permanentemente os custos
e assim atingir os resultados necessários à sobrevivência dos negócios.
Estas atividades acontecem através de
- resolução dos problemas,
- eliminação das falhas,
- remoção das dificuldades,
- redução de perdas e desperdícios e
em suma a busca incansável da Melhoria.
Sistema Toyota de Produção (STP).
Este sistema de produção evoluiu para o estado atual através de décadas de trabalho consistente e de um elevadíssimo nível de atividades de Melhoria.
Os excepcionais resultados da Toyota extrapolam o piso de fábrica, aonde nasceu, e alcançaram as áreas de Desenvolvimento de Produto, Gestão de Projeto, e outras operações do negócio.
A filosofia, práticas e conceitos da Toyota têm inspirado empresas em todo o mundo com relativo sucesso, embora geralmente restrito ao piso de fábrica (Genba).
A aplicação eficaz do Sistema Toyota de Produção ou de outras estratégias para Melhoria da Competitividade como o WCM e o Lean Thinking passa obrigatoriamente pela utilização de uma ferramenta para solução de problemas.
Isso acontece pelo fato de que os diversos métodos aplicados nestas estratégias irão identificar múltiplas oportunidades de ganho que necessitam uma forma reforçada de tratamento dos problemas, dificuldades e pontos difíceis.
Este trabalho apresenta uma ferramenta pouco comentada apesar de essencial.
Segundo John Shook,
“O Relatório A3 é uma ferramenta que tem por objetivo padronizar a resolução de problemas, o diálogo entre as pessoas e a tomada de decisão dentro da organização.“
O maior resultado de sua aplicação sistemática e estruturada é a possibilidade de construir organização onde as pessoas melhoram as operações e os resultados continuamente através do aprendizado gerado nas próprias atividades.
A Toyota desenvolveu o Relatório A3, como um processo rigoroso para solução de problemas, que trata os principais aspectos de um problema, relatando a situação, propondo melhorias e acompanhando sua implantação.
O desenvolvimento do Pensamento A3 baseia-se no Ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act), divulgado por William E. Deming em 1950.
Essa ferramenta ganhou evidência na medida em que o pessoal da Toyota a utilizava em seu processo de permanente progresso ao longo de décadas.
Sua aplicação rigorosa e disciplinada permite solucionar problemas de maneira agressiva e sistemática e assim encontrar uma maneira melhor de trabalhar.
Apesar de ser uma ferramenta de incrível poder e eficácia, o A3 têm sido pouco estudado e por isso merece uma análise detalhada neste trabalho.
Eis um esquema do A3:
B - O que é o A3
O relatório A3, também conhecido como “One Page Report”, é uma peça chave para qualquer programa de Melhorias.
Uma forma interessante de descrever o A3 é como uma “narrativa padronizada de histórias”, referindo-se à sua capacidade para comunicar fatos e explicar um problema e sua resolução.
Um Relatório A3 conta uma história completa, com início, meio e fim, desde o lado superior esquerdo até o lado inferior direito.
Com o pessoal familiarizado com o formato, facilita-se a compreensão, análise e discussão e cria-se um entendimento compartilhado, algo essencial.
Este trabalho explica, com detalhe e profundidade, como utilizar o famoso Relatório A3 para solucionar problemas nas organizações.
Defino o A3 como um processo usado para documentar e relatar soluções para problemas estabelecidos em qualquer área da organização, caracteriza-se pela maneira específica como as informações são apresentadas numa folha A3.
Este método apoia-se na utilização das tradicionais Ferramentas da Qualidade dentro de um Ciclo PDCA.
O prezado leitor provavelmente gostaria de perguntar-me: se o A3 é tão importante, por que ele não aparece nos esquemas dos modelos de excelência.
Pensemos no que seria importunamente para uma cirurgia de sucesso: um médico qualificado, um protocolo cirúrgico atualizado, enfermeiros e anestesistas profissionais, ferramental esterilizado, equipamentos operacionais, etc.
E a higiene e limpeza? Esqueceu?
A resposta é a mesma, é tão óbvia que não precisa ser citada.
Assim é o A3. Não é possível imaginar a busca da Excelência sem ele.
Essencialmente, o A3 viabiliza a eliminação de perdas e desperdícios e realização de melhorias.
C - O Pensamento A3
A solução de melhorias é um desafio importante e que necessita uma visão especial, algo que facilite, oriente o processo de reflexão, análise e decisão.
O Relatório A3 formaliza uma mentalidade bem característica e muito interessante que pode ser resumida em sete conceitos:
D - O Formulario A3
O próprio formulário do Relatório A3 desempenha um papel central no processo de resolução de problemas do Sistema Toyota de Produção e do Lean Manufacturing.
Provavelmente você já pensou por que uma folha A3.
Lembra que ao unir duas folhas A4 temos uma folha A3? Esse foi o início de tudo.
Explico, no lado esquerdo apresentamos o problema atual e todas as informações importantes para sua resolução, no lado direto temos as contramedidas, resultados e acompanhamento.
Um aspecto poderoso do A3 é sua flexibilidade e adaptabilidade, o que permita customização para as mais diversas aplicações dentro da organização, como:
- Planejamento Estratégico
- Plano de Desenvolvimento Pessoal
- Projetos de Implantação.
Preencher uma folha A3 não resolve um problema e nem melhora um processo.
As características chave de um A3 são:
- A atuação de um grupo de trabalho das pessoas envolvidas
- Um documento vivo que conta visualmente uma história
- O uso de uma folha A3 num local de ampla visibilidade
- A ampla utilização de meios visuais: esquemas, fotos e desenhos
Sem isso, não é A3!
Neste trabalho optei pelo modelo de 7 Caixas que é muito divulgado e de larga aplicação nos mais diversos ramos de negócio e áreas de atuação.
Apesar dos detalhes específicos usados neste trabalho, não existe um modelo fixo, absoluto e correto, que independa do contexto e da aplicação.
Um Relatório A3 não é mais do que
- uma manifestação visual
- de um processo de reflexão para solução de um problema
- envolvendo diálogo contínuo entre
- o dono de um problema e outras pessoas em uma organização.
O A3 é uma ferramenta onde problema, análise, ações corretivas e plano de ação:
- são mostrados em apenas uma das faces de uma única folha A3,
- organizada em “caixas” de informação,
- escritos à mão, de cima para baixo e da esquerda para a direita,
- utilizando gráficos, desenhos, esquemas, fotos e figuras.
O A3 é uma parte de um ciclo de aprendizado de melhoria contínua – e é por isso que um importante ditado da Toyota é:
“Nenhum problema é um problemão“.
Seu ponto forte é apresentar, de forma sintetizada e organizada, todo o processo para solucionar um problema.
Ele sempre conta a história de um problema, desde sua descrição, sua análise e como será resolvido, atingindo como saberemos que as melhorias foram implementadas e quais seus resultados.
Isto acontece através do progressivo preenchimento do formulário tornando visível, aos participantes do time e também outros funcionários e gestores, o andamento das atividades e o seu conteúdo.
Preencher um formulário não é ROTEIRO para resolver um problema.
E - O Método A3
Os funcionários da Toyota deram o nome de A3 ao processo de solução de problemas que aplicava diversas ferramentas da Qualidade, dentro de uma visão do Ciclo PDCA, colocando todas essas informações numa folha A3 fixada numa parede.
Em síntese, o Método A3 identifica o problema, detalha a situação atual, realiza a análise, descobre a causa raiz, busca as ações mais adequadas, implementa e verifica a eficácia das medidas.
Torna-se uma poderosa ferramenta ao
- definir uma estrutura concreta e lógica de efetiva aplicação de uma gestão PDCA,
- ajudar as equipes de trabalho a obter uma compreensão do problema,
- viabilizar uma discussão conjunta e uma análise detalhada, baseado em fatos e dados,
- multiplicar as oportunidades de novas ideias sobre como resolver um problema,
- facilitar a coesão e o alinhamento interno das pessoas sobre a melhor estratégia de ação,
- gerar ações consensadas e mais eficazes.
O conceito básico é obter uma melhoria sustentável através de um enfoque científico.
O A3 atua num pilar fundamental do sistema de gestão da Toyota: a busca do desenvolvimento das pessoas e isso através do diálogo, da análise e da busca de soluções em trabalho em equipe.
Observe que são 6 passos dedicados à Fase P, ou seja, a resolução dos problemas passa por dedicar tempo e esforço ao pleno e correto entendimento da questão.
É essencial ressaltar que para a Toyota, o processo pelo qual os resultados são conquistados é tão importante quanto à resolução do problema, algo que é muito eficaz no Relatório A3.
Apresento um esquema que relaciona o Método A3 e o Ciclo PDCA:
Isto significa atingir objetivos, mas com aprendizado, análise conjunta e implementação com envolvimento de todos.
Comenta-se que se a Toyota e uma empresa americana enfrentarem um mesmo problema, a americana vai gastar os três primeiros meses planejando, os três seguintes implementando e os últimos seis meses ajustando e corrigindo
F - O Processo
Para realizar um Relatório A3 deve acontecer um processo com as etapas abaixo:
Passo 1 - Definir o time
Passo 2 - Descrever o problema e seu contexto
Passo 3 - Levantar informações e detalhar a situação atual
San Gen Shugi
Passo 4 - Estabelecer objetivos
Passo 5 - Analisar o problema e identificar a causa raiz
Aplicar as clássicas Ferramentas da Qualidade é esencial no A3.
• 5 Porquês`s – 5 Why`s
• Diagrama de Ishikawa ou Causa - Efeito
Passo 6 - Definir as contramedidas, responsáveis e prazos
• 5W2H
• Nemawashi
Passo 7 - Implementar
Passo 8 - Verificar
Passo 9 - Sustentar, aprender e difundir
• Padronização
• Hansei
• Lições Aprendidas
• Transversalização
• Yokoten
Passo 10: Reconhecer o time
Certamente haverá um novo A3 a ser realizado e mais uma vez precisaremos da eficaz participação das mesmas pessoas e de seus colegas.
O reconhecimento não é condição suficiente para manter o esforço de Melhoria mas é um grande estímulo para os funcionários.
Vale lembrar que o preenchimento do A3 torna visível aos demais funcionários o andamento das atividades e os resultados obtidos.
G - Recomendações ao aplicar A3
Não existe ferramenta ou método à prova de ser humano, por isso apresento alguns cuidados que julgo importantes:
- Defina uma agenda de trabalho: planeje tempo para entender a situação INTEIRA
- Seja visível: o relatório DEVE estar em local visível, pois assim ele ajuda o time a se lembrar do problema e das ações, facilitando a discussão e o alinhamento.
- Preencha o A3 à mão: colocar e modificar as informações deve ser prático, simples, fácil e mostrar que é um documento vivo, de trabalho.
- Seja simples: apresentar dados da forma mais simples possível e as palavras usadas devem ser de fácil compreensão.
- Mostre o conteúdo: o conteúdo DEVE ser visto com facilidade. Evite excesso de cores, layouts chamativos, show de gráficos. Atenção ao conteúdo.
- Conte uma história importante: escolha o tipo de história a contar, numa sequência lógica, relacionado aos valores e missão da empresa.
- Siga uma lógica: o fluxo de informações deve ser claro, aqui poderemos utilizar setas indicar a ordem a ser seguida para entendimento das informações.
- Faça uma excelente preparação: colete as informações necessárias para a análise dos problemas, antes do início da reunião, para que o foco da reunião seja a resolução do problema em si.
- Use recursos visuais: economize as palavras, use fotos, gráficos, desenhos e esquemas visuais.
- Mantenha a disciplina: atualize o A3 regularmente, mantenha reuniões semanais com todos os participantes, participando efetivamente.
- Cumpra os prazos: não deixe que outras atividades prejudiquem o andamento das ações do A3, o trabalho do time é prioridade zero.
H - Estudo de Caso
Apresento na sequencia uma série de exemplos reais de aplicação do Relatório A3.
Atenção, são trabalhos práticos e não modelos ou benchmark.
Na verdade, mostram a adaptabilidade e a forte capacidade de adaptação e flexibilidade do A3.
Bom A3 é aquele que funciona para você.
Caso 1: Redução do tempo de Processo
Caso 3: Processo de Amostragem
Caso 9: Tempo de Inspeção de Veículos
Caso 14: Fluxo de Valor no varejo
Caso 20: Redução de Refugos
I - Benefícios
A sistemática e consistente aplicação do Relatório A3 possibilita solucionar milhares de problemas que não foram tratados pelos mais diversos motivos.
Vale a pena recordar que o A3 com seu extremo rigor e reforçada capacidade de análise que pode e deve ser utilizado para:
- Estudar e eliminar perdas e desperdícios
- Realizar projetos de melhoria
- Tratar falhas e defeitos em produtos e processos
- Reduzir obstáculos e dificuldades nos processos
e até resolver problemas, em termos gerais!
O comprovado sucesso do uso do A3 deve-se a alguns fatores bem específicos.
Primeiramente, diferente de outros métodos, o A3 obriga uma documentação: real, sintética, detalhista e visual, de como o trabalho realmente acontece.
A melhor maneira de se documentar um trabalho atual é observá-lo em primeira mão, realizar o Genchi Genbutsu.
Imaginar um processo de memória ou baseado em informação de segunda mão, numa sala de reuniões distante de onde o trabalho acontece irá resultar em análises incorretas e generalizações excessivas.
Via de regra, os problemas, perdas e desperdícios são causados por anomalias ou pequenos detalhes durante o processo produtivo que somente podem ser percebidos pela presença ativa no piso de fábrica.
Em segundo lugar, o relatório A3 possibilita a efetiva participação do pessoal de piso de fábrica na resolução do problema. Eles passam a ser parte da solução.
O próprio método A3 não é resultado de uma atividade academica mas foi construído através da sua prática na Toyota.
Logo, não exige treinamento prolongado, nem sistemas de informação e mesmo computadores. Apenas uma folha A3, lápis e borracha.
Na verdade, a Toyota não diferencia as pessoas que fazem o trabalho de outras pessoas que resolvem os problemas.
Resolver problemas é missão de todos.
Evidentemente quem está próximo da questão não só têm uma visão privilegiada mas é capaz de implantar soluções com rapidez.
Um terceiro fator, a extrema utilização de elementos visuais, tais como gráficos, fotos, desenhos, diagramas, etc., criam uma representação de fácil entendimento e mais próxima da realidade.
Outro fator é que o relatório A3 apresenta um método sucinto para resolução de problemas, desde o escopo, a análise até a geração de contramedidas, e chegando ao acompanhamento e implementação.
Finalmente, o A3, com seu formato específico, permite o aprendizado na empresa ao mesmo tempo em que os objetivos de melhoria são atingidos.
Em outras palavras, a documentação é uma parte necessária do processo, não uma atividade adicional a ser completada descuidada e apressadamente.
Em resumo, o Relatório A3 traz benefícios como:
- Estabelecer um padrão geral, simples e consistente para realização de melhorias, tomada de decisão e gestão de projetos
- Gerar uma forte coesão e alinhamento das pessoas e setores com a estratégia e táticas da empresa
- Desenvolver o pensamento crítico e a capacidade para resolver problemas por toda a organização
- Introduzir uma visão ampla, holística e de esforço colaborativo
- Estimular a utilização e qualificação das pessoas em métodos e ferramentas específicos para Gestão dos Processos e Melhoria
- Facilitar e orientar a efetiva realização de melhorias em todas as áreas da empresa
- Reduz o risco de soluções emergenciais e curativas através da análise da causa raiz com base em fatos e dados
- Possibilitar a rastreabilidade do tratamento de questões crônicas
- Desenvolver a atitude de responsabilização, transparência e respeito nas atividades cotidianas
- Promover a comunicação e o trabalho conjunto na organização
- Acelerar e facilitar a tomada de decisão para realizar Melhorias
- Eliminar burocracia interna e extensos relatórios e apresentações
J - Conclusão
O Relatório A3 para solução de problemas, adaptado da Toyota, é uma ferramenta com enorme potencial de impacto na organização.
Imaginemos numa média empresa com 10 grupos de A3 que trate 1 caso mensalmente. Em um ano resolverá 120 problemas, em 5 anos serão 600 melhorias!
Isso será realizado com apenas 40 funcionários atuando apenas parcialmente.
Um A3 documenta todo o processo para solução de problemas de modo sintético e visual com um método simples que começa com um profundo entendimento de como o trabalho realmente é feito.
Uma diferença flagrante entre o A3 e outras ferramentas similares como o MASP, 8D e DMAIC é o foco nas atividades da etapa P, bem como um contexto estruturado que inclui: PESSOAS, GENGI GENBUTSU, HANSEI, YOKOTEN e NEMAWASHI.
Sua adequada implementação e gestão conduz a organização para a uma visão estratégica de Melhoria ao invés de uma otimização pontual pois temos um time que busca informações e que atua através do consenso entre as partes afetadas pela mudança.
Entretanto, apesar de ser poderoso, o relatório A3 não faz mágica, sua aplicação requer esforços consistentes e disciplinados.
Como qualquer outro esforço para Melhoria da Competitividade exige o compromisso e engajamento da Direção da empresa.
K - Bibliografia
DENNIS, Pascal. Produção Lean Simplificada. Porto Alegre: Bookman,2007.
FUJIMOTO, Takahiro. The evolution of a Manufacturing System at Toyota. Oxford: Oxford University press, 1999.
HINES, P. & Taylor, D. (2000). Going lean: a guide to implementation. Cardiff, U.K.: Lean Enterprise Research Centre.
JIMMERSON, Cindy. A3 Problem Solving for Healthcare: A Practical Method for Eliminating Waste. Productivity Press, Boca Raton, FL. 2007
LIKER, Jefrey e MEIER, David. O modelo Toyota: manual de aplicação (um guia prático para a implementação dos 4PS da toyota). Tradução Lene Belon Ribeiro. Reimpressão 2009 Porto Alegre: Bookman, 2007.
MATTHEWS, D. D. (2011). The A3 Workbook: Unlock YourProblem-Solving Mind (Vols. 1–1). New York: Productivity
OHNO, T. Toyota production system: beyond large-scale production. New York: Productivity Press, 1988.
ROTHER, M. Toyota Kata: Gestão de pessoas para a melhoria, a adaptabilidade, e resultados superiores. New York, NY: McGraw Hill, 2010.
SHOOK, John, Managing to Learn: Using the A3 management process to solve problems, gain agreement, mentor, and lead, Lean Enterprise Institute, Cambridge, MA 2008
Se gostou e quer tirar dúvidas ou precisa de informações sobre Treinamento e Consultoria entre em contato pelo:
Caso queira ler mais, visite a “AMAZON.COM” e conheça meus livros.
EBOOK GREGÓRIO SUAREZ
Sobre o Autor - Gregório Suarez
Gregório Suarez é Professor e Consultor em Qualidade e Gestão de Serviços da RONIN Consultoria em Curitiba (PR-Brasil).
Coordena o Blog Quality Road: https://qualityway.wordpress.com/, com acesso GRATUITO a mais de 500 artigos das áreas de Qualidade e Produtividade.
Engenheiro de Produção (POLI–USP), com MBA em Gestão de Empresas (PUC/PR), Pós-graduação em Organização Industrial (Fundação REFA), Examinador PNQ (1996/2000), Auditor IATF 16949 e ASES (Renault Nissan).
Especialista em Qualidade e Produtividade, com 35 anos de experiência em posições de gerência da RENAULT NISSAN MITSUBISHI, FAURECIA, FIAT CNH, VOLVO, SIEMENS e DAIMLER BENZ.
Professor Universitário de Engenharia Industrial, Gestão Qualidade, Gestão Estratégica, Custos, Lean Thinking, ISO 9000, FMEA, CEP, Indústria 4.0, TPM e Supply Chain Management.
Comunicação em inglês, francês e espanhol.
Este texto foi escrito por Gregório Suarez. Clique aqui para conhecer mais sobre ele.
Siga-o também no LinkedIn.
